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Pour la charte, une visite couvre aussi les contacts à distance, en visioconférence ou en téléconférence, hors contacts ponctuels. Comptez-les et tracez-les comme les rencontres sur place. Arrêté du 4 mars 2022, charte annexée, partie II.C
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La charte prévoit que ces visites soient comptabilisées et documentées de manière annuelle sur une plateforme mise à disposition par le CEPS. Pour chacune, notez sa nature, les personnes rencontrées et leur structure, la date, la modalité, l'aire préventive, diagnostique ou thérapeutique concernée et les documents ou échantillons remis. Arrêté du 4 mars 2022, charte annexée, partie III.B.1
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La charte fait du nombre de 4 visites annuelles par entreprise un seuil-repère, « hors visites liées à la formation, à la matériovigilance, aux procédures d'appel d'offre, cf. annexe I ». Comptez-le par professionnel en ville, et par service dans les autres structures d'exercice. Arrêté du 4 mars 2022, charte annexée, partie III.C
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Ces activités sortent des règles d'organisation et de fréquence des visites, mais elles doivent bénéficier d'un système de traçabilité permettant un audit. Enregistrez-les à part, sous leur nature propre. Arrêté du 4 mars 2022, charte annexée, annexe 1
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Chaque visite s'organise à l'avance, sur un rendez-vous dont le lieu et la durée sont établis au préalable. La prise de rendez-vous doit pouvoir être identifiée. Arrêté du 4 mars 2022, charte annexée, partie III.B.2
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En établissement de santé ou médico-social, la charte interdit les visites entre la soumission de l'offre et l'attribution du marché. Seules font exception les phases d'essais, de tests ou d'évaluation clinique qui demandent d'accompagner et de former les utilisateurs. Arrêté du 4 mars 2022, charte annexée, partie III.B.3
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La charte demande à l'entreprise un système de contrôle de la qualité des contenus et une liste à jour des supports à remettre. L'entreprise reste responsable des messages, y compris quand une entreprise tierce fait les visites. Arrêté du 4 mars 2022, charte annexée, partie V.A.1
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La charte prévoit une formation initiale et continue, qui porte notamment sur la charte et la certification, et une évaluation périodique des connaissances. Planifiez l'une et l'autre pour chaque personne qui fait des visites. Arrêté du 4 mars 2022, charte annexée, partie V.A.2
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Conservez 5 ans les documents utilisés pour la présentation, l'information ou la promotion. Ils doivent rester accessibles à la demande des autorités compétentes, de contrôle et des organismes de certification. Arrêté du 4 mars 2022, charte annexée, partie V.B.1
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Les professionnels visités doivent pouvoir faire connaître, sans frais, leur appréciation de l'information reçue. Enregistrez et analysez ces retours pour vérifier que la charte est respectée. Arrêté du 4 mars 2022, charte annexée, partie V.B.2
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