Visites en établissement de santé ou médico-social : ce que la charte QPP ajoute

Quelles règles valent pour toutes les visites, en ville comme à l’hôpital ?

Un rendez-vous préalable, identifiable, un badge visible et le respect des conditions d’accès. La partie III.B.2 de la charte s’applique « quel que soit le lieu d’exercice du bénéficiaire » (charte). Elle demande notamment :

• une prise de rendez-vous qui fixe à l’avance le lieu et la durée de la visite, et qui peut être identifiée ;
• une durée strictement limitée aux besoins de la présentation, de l’information ou de la promotion ;
• l’accord préalable des bénéficiaires visités si l’acteur est accompagné, l’accompagnant devant décliner son identité ;
• le port visible d’un badge professionnel mentionnant le nom, la fonction et l’entreprise ;
• le respect des horaires, des conditions d’accès et de circulation, et des préconisations du bénéficiaire ou de sa structure.

Qu’ajoute la charte pour les établissements de santé et médico-sociaux ?

Le respect du règlement intérieur, une trace du rendez-vous, des règles de circulation et un accord préalable pour les zones à accès restreint (partie III.B.3). Dans ces établissements, l’acteur doit :

1. disposer d’un document ou d’une trace informatique formalisant la prise de rendez-vous ;
2. avoir pris connaissance du règlement intérieur et le respecter ;
3. respecter les règles de circulation dans les lieux fréquentés par les patients, ce qui exclut a priori les chambres sauf autorisation explicite du bénéficiaire, du patient ou de son représentant légal ;
4. disposer systématiquement de l’accord préalable des responsables des structures internes à accès restreint concernées : le texte cite les blocs opératoires, les secteurs stériles, la réanimation, la pharmacie à usage intérieur et les locaux de stockage des dépôts.

Le texte demande aussi de favoriser autant que possible l’organisation de visites collectives, qui réunissent tout ou partie des bénéficiaires dans une seule visite.

Que dit la charte des visites pendant un appel d’offres ?

Elle interdit les visites entre la soumission de l’offre et l’attribution du marché, à l’exclusion des phases d’essais, de tests ou d’évaluation clinique (partie III.B.3). Les phases exclues sont celles qui nécessitent un accompagnement et une formation des utilisateurs pour garantir la sécurité d’utilisation et le bon usage du produit proposé. Ces périodes d’évaluation doivent être spécifiées dans les dossiers de consultation des entreprises.

Pour les autres situations, la charte s’adresse aussi à l’établissement : le pharmacien responsable des achats et les responsables des services de soins seront attentifs à ne recevoir les acteurs qu’en dehors des périodes d’appels d’offres concernés, sauf demande expresse du bénéficiaire.

Une enquête sur la structure est-elle possible lors d’une visite ?

Non : la charte interdit d’organiser, à l’initiative de l’entreprise, une enquête pour collecter des données spécifiques concernant la structure où elle intervient (partie III.B.3). Le texte donne comme exemples les données de consommation, de coûts et de santé, et vise les visites de promotion.

Comment ces visites entrent-elles dans le décompte du repère de 4 visites ?

Hors structures de soins de ville, où le seuil-repère s’entend par professionnel, il s’entend par service ou, à défaut, par toute autre structure interne consacrée à la dispense de soins ou à des actes cliniques ou chirurgicaux homogènes (partie III.C). Il s’agit d’un seuil-repère de 4 visites annuelles par entreprise, dans l’attente de l’observatoire des visites. La parenthèse de cette partie exclut du décompte les visites liées à la formation, à la matériovigilance et aux procédures d’appel d’offre, avec un renvoi à l’annexe I.

Les textes lus ne disent pas comment cette parenthèse se combine avec l’interdiction de visites pendant la période d’appel d’offres de la partie III.B.3. Notre guide sur l’annexe 1 détaille ce que l’annexe recense, et le guide sur le repère de 4 visites ce que dit la partie III.C.

Que faut-il pouvoir montrer ?

Chaque visite à l’initiative de l’acteur est comptabilisée et documentée chaque année, avec notamment sa nature, les personnes rencontrées et leur structure, sa date et sa modalité (partie III.B.1). La charte précise aussi, pour les visites de l’annexe 1, qu’elles doivent être clairement identifiées et justifiables dans le cadre de la certification liée à la charte. Les documents utilisés pour la présentation, l’information ou la promotion sont conservés 5 ans (partie V.B.1). Notre guide sur le suivi annuel des visites reprend ces points.

Ce que disent les textes, ce qu’ils ne disent pas

Ce que dit le texte

• Partie III.B.3 : « interdiction de réaliser des visites au cours de la période d’appel d’offres (entre la soumission de l’offre et l’attribution du marché) » (Légifrance)
• Partie III.B.3 : « disposer d’un document/ une trace informatique formalisant la prise de rendez-vous » (Légifrance)
• Partie III.B.3 : « l’acteur doit favoriser autant que possible l’organisation de visite collective » (Légifrance)

Préparer ses preuves

Pour situer vos pratiques par rapport au texte, commencez par le diagnostic gratuit de la charte QPP. Sur les suites d’un manquement, lisez l’article sur les pénalités financières et le contrôle. LPPilot, logiciel en préparation pour les fabricants et distributeurs LPP, est conçu pour suivre la charte au quotidien. Pour découvrir le produit en préparation, demandez une démo.